Skip to main content
//

Artykuł ukazał się w piśmie Zamawiający. Zamówienia Publiczne w Praktyce

Autor: Agnieszka Szajkowska


 

Plan  podstępowań o udzielenie zamówienia publicznego to przede wszystkim strategiczne podejście do zamówień publicznych w każdej organizacji. Zamawiający każdego roku badają zeszłoroczne wydatki, przyglądają się nowym planom budżetowym – potrzebom w zakresie zamówień publicznych i próbują stworzyć dobry Plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych.

Każda instytucja zamawiająca posiada odrębne regulacje finansowe, organizacyjne czy zarządcze stąd planowanie przysparza bardzo wielu problemów.

Problematyka grupowania zakupów w jedno zamówienie publiczne to temat na osobny artykuł. W niniejszym artykule postaram się przybliżyć kwestie związane z planowaniem pod kątem praktycznym.

Ustawa zakłada, że w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego zobowiązani jesteśmy do publikacji Planu postępowań w Biuletynie Zamówień Publicznych.

Bywają zamawiający, gdzie budżet uchwalany jest w połowie roku, co zatem z planowaniem? Czy planować zamówienia wyłącznie na taki czas, na jaki mamy zatwierdzony Plan budżetowy? Czy zamówienia, które zostały już udzielone bez zatwierdzonego planu finansowego, czy budżetu, maja być ponownie ujęte w Planie?

To są bardzo poważne trudności praktyczne, z którymi mierzy się wielu zamawiających. Jak zatem planować nie tylko zgodnie z ustawa PZP, ale również w taki sposób, by nie narazić się np. na zarzuty związane z dzieleniem zamówienia na części?

Zgodnie z wymogami ustawowymi wystarczy, jeśli Plan postępowań będzie opublikowany
w terminie 30 dni od uchwalenia budżetu oraz gdy będzie pozostawał aktualny na stronie BZP.

Z uwagi jednak na dużą odpowiedzialność osób, które udzielają zamówień publicznych powinniśmy dążyć do tego, żeby Plan postępowań o udzielenie zamówień publicznych był zatwierdzony przynajmniej w pierwszym kwartale każdego roku.  Jeśli nie chcemy narazić się na dyscyplinę finansów publicznych w zakresie nieuprawnionego podziału zamówienia publicznego na części lepiej byśmy starali się przewidzieć wszystkie zamówienia publiczne, które zamierzamy udzielić. Niestety nie jest to takie proste, jeśli nie mamy uchwalonego budżetu. Powracamy zatem do odwiecznego pytania: co było pierwsze, jajko czy kura? Trzeba zatem znaleźć złoty środek.

Brak uchwalonego budżetu a planowanie postępowań

Zgodnie z ustawą mamy 30 dni, od daty uchwalenia budżetu na publikacje planu postępowań. Do tego czasu natomiast powinniśmy planować (przynajmniej w systemie roboczym) postępowania, co do których jesteśmy absolutnie pewni, że będziemy je realizować. Bez publikacji Planu w BZP. Zazwyczaj będą to postępowania związane z bieżącą obsługą zamawiającego, np. prasa, artykuły biurowe, tonery, sprzątanie, prąd td. Nie ujmujemy natomiast zamówień, co do których ubiegamy się o środki.

Dlaczego w Planie postępowań powinniśmy uwzględniać zamówienia, do których mamy przydzielone środki?

Ustawodawca nakazuje publikacje Planu po uchwalonym budżecie. Jeśli chcielibyśmy planować postępowania, co do których nie mamy zabezpieczonych środków jest bardzo duże ryzyko, że dokonamy niepotrzebnych agregacji i sumowań wewnątrz planu co finalnie skutkować będzie zastosowaniem procedury unijnej tam, gdzie powinniśmy zastosować procedurę krajową. Będzie również duże ryzyko, że przekroczymy próg 20% – o którym mowa w art. 30 ust. 4 ustawy PZP – jeśli  zdecydujemy się na udzielanie zamówień w częściach, a finalnie środki nie zostaną nam przydzielone. Powinniśmy zatem wstrzymać się z uwzględnianiem w Planie postępowań zamówień, do których nie mamy jeszcze ostatecznej decyzji finansowej.

Jak zatem ująć w Planie postępowań zamówienia, które zostały zrealizowane przed publikacją Planu postępowań?

Plan postępowań służy przede wszystkim wykonawcom. Wykonawca powinien posiadać aktualne informacje: jaki Zamawiający, jakie postępowanie, i kiedy zamierza przeprowadzić. Stąd publikacja w Planie postępowań zamówień, które zostały zrealizowane przed uchwalaniem budżetu jest bezcelowa. Postępowania te, choć były przeprowadzone, nierzadko roboczo zaplanowane przez zamawiających, pozostają nieopublikowane w Planie postępowań w BZP. Ustawa PZP nie reguluje niestety kwestii planowania postępowań przed przyjęciem Planu finansowego czy też budżetu. Zamawiający natomiast realizują postępowania na bieżąco. Mamy szarą strefę postępowań, która literalnie czytając przepisy ustawy PZP, nigdy formalnie nie będzie mogła być zaplanowana i opublikowana w Planie w BZP.

Czy można dokonać publikacji Planu postępowań przed uchwaleniem planu finansowego, budżetu?

Tak. Termin wskazany w ustawie jest terminem maksymalnym, stąd można opublikować Plan postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wcześniej. Pojawia się niestety ryzyko wprowadzenia wykonawców w błąd, jeśli finalnie okaże się że zaplanowane postępowania nie mają pokrycia w budżecie. Ponadto Plan ten nie będzie mógł służyć samemu zamawiającemu w toku opiniowania postępowań. Nie będzie wiarygodnym punktem odniesienia w zakresie odpowiedniego zaszeregowania postępowania jako unijne czy krajowe, agregacji postępowań. Problematyczna będzie również kwestia zapewnienia aktualności takiego Planu.

Jeśli jednak istnieje potrzeba publikacji Planu postępowania przed zatwierdzeniem budżetu,
w Planie powinny znaleźć się postępowania, co do których mamy absolutną pewność realizacji.

Lepszym, choć doraźnym rozwiązaniem jest planowanie postępowań w systemie roboczym.

Kiedy dokonywać aktualizacji Planu?

Plan postępowań o udzielenie zamówienia publicznego powinien pozostawać aktualny na stronach BZP oraz stronie internetowej zamawiającego. Za każdym razem kiedy jakikolwiek dane wcześniej podane w Planie zostaną zmodyfikowane, dodane czy też usunięte mamy obowiązek bezzwłocznego opublikowania aktualizacji Planu. Bywa, że w procedurach wewnętrznych zamawiający określają częstotliwość takiej zmiany. Dla przykładu „do 15 każdego miesiąca komórki wnioskujące przekazują informacje o zmianach”. Nie uważam to za zły pomysł, jednak obarczony jest on dużym ryzykiem. Plan postępowań o udzielenie zamówienia publicznego to miejsce, ważne dla wykonawców. Na podstawie tych informacji wykonawcy wyszukują ogłoszenia o zamówieniach, czynią przygotowania do złożenia oferty. Często obierają strategie w jaki sposób złożyć ofertę: samodzielnie, czy może z innym podmiotem. Aktualny plan postępowań to większa konkurencja w postępowaniu, stąd brak publikacji aktualizacji, bądź gdy jest ona zbyt późna może to finalnie spowodować mniejsze zainteresowanie naszym zamówieniem.

Nie można opublikować Planu postępowań z początkiem roku, a pod sam jego koniec opublikować jedną wielka aktualizacje, w której wykażemy jak zrealizowaliśmy postępowania. Nie będzie to zgodne z ustawą, ani z celem planowania postępowań.

Jednocześnie, kierownik jednostki opiniujący wnioski o wszczęcie postępowania naraża się na błędy w opiniowanych wnioskach. Wnioski są opiniowane w zestawieniu do Planu postępowań, który powinien pozostawać aktualny codziennie. Jeśli Plan jest nieaktualny, ryzyko złego zaszeregowania nowego zamówienia publicznego jest bardzo wysokie. Stąd powinniśmy dążyć do tego by Plan postępowań pozostawał zawsze aktualny.

Wartość orientacyjna różni się od wartości szacunkowej? Czy powinniśmy uaktualnić Plan postępowań?

Wartość szacunkowa jest to wartość wynagrodzenia wykonawcy, bez podatku od towaru
i usług. Ustalana jest, w zależności od przedmiotu zamówienia –na 3 miesiące bądź 6 miesięcy przed wszczęciem postępowania. Wartość orientacyjna jest inną wartością niż szacunkowa, służy poinformowaniu potencjalnych wykonawców, w jakich przedziałach cenowych znajduje się planowane zamówienie. Tak więc aktualizacja tej wartości, o ile nie prowadzi do zmian proceduralnych, nie jest konieczna.

Aktualizacja Planu postępowań po unieważnionym postępowaniu. Kiedy jest konieczna?

Unieważnienie postępowania ujętego już w planie, które ma być ponownie wszczęte na analogicznych warunkach nie wymaga aktualizacji planu. Obowiązek aktualizacji planu pojawi się natomiast gdy dokonamy zmiany terminu wszczęcia, trybu lub gdy zmienia się istotnie jego wartość orientacyjna. Aktualizacja planu powinna dotyczyć elementów planu, które są istotne z punktu widzenia potencjalnych wykonawców.

Zamówienie nieplanowane – czy dokonujemy aktualizacji Planu postępowań?

Zamówienia, które musza zostać pilnie zrealizowane np. z powodu awarii w mojej ocenie nie powinny skutkować zmianą Planu postępowań. W takich sytuacjach zamawiający powinien skupić się na realizacji postępowania. Ponadto takie „awaryjne” wnioski raczej nie będą zestawiane z planem postępowań i będziemy je traktować odrębnie.

W sytuacji jednak, w której pojawia nam się nowa potrzeba zakupowa, którą będziemy realizować w terminach późniejszych aktualizacja Planu postępowań staje się już niezbędna
i konieczna. Takie zamówienie publiczne może bowiem stać się częścią innej pozycji Planu, zwiększyć jego wartość itp. stąd niezwłocznie dokonujemy aktualizacji.

Co z postępowaniami, które były zaplanowane do realizacji w 2021r., a nie zostały zrealizowane?

Zamówienia te nie zostały zrealizowane, nie ma również potrzeby aktualizacji Planu postępowań. Do decyzji Zamawiającego zostaje kwestia zaplanowania tych postępowań w kolejnym roku. Nie ma potrzeby dokonywania aktualizacji, w której Zamawiający będzie usuwał postępowania, których nie udało się wszcząć. Plan bowiem samoistnie zdezaktualizował się wraz nowym rokiem.


Szkolenia, webinary i konferencje