Zmiany w prawie pracy przyprawiają działy HR w polskich firmach o ból głowy – wywiad z Katarzyną Jeziorek

By 23 maja, 2023 Uncategorized
O problemach związanych ze wdrożeniem ostatnich zmian w prawie pracy, a także o planowanych nowelizacjach przepisów i ich wpływie na działy HR, rozmawiamy z Katarzyną Jeziorek (associate w kancelarii Łaszczuk i Wspólnicy). Więcej na ten temat będziemy dyskutować na zbliżającym się Polskim Kongresie Prawa Pracy

Witold Jarzyński: Ostatnie miesiące to wysyp nowelizacji kodeksu pracy. Z czego wynika taka nagła aktywność Ustawodawcy?

Katarzyna Jeziorek: Rzeczywiście, w ostatnich tygodniach ustawodawca wprowadził do kodeksu pracy dwie obszerne nowelizacje, za każdym razem w stopniu mocno obciążającym pracodawców dodatkowymi obowiązkami. Pierwsza z nowelizacji, obowiązująca od 7 kwietnia 2023, wprowadziła do kodeksu pracy nieznane wcześniej kodeksowi pojęcie pracy zdalnej oraz zmieniła zasady kontroli trzeźwości pracowników. Jej uchwalenie  związane było nierozerwalnie ze zbliżającym się końcem stanu zagrożenia epidemicznego, a tym samym dobiegającym końca okresem możliwości stosowania wariantu „epidemicznej pracy zdalnej”.

WJ: Praca zdalna de facto już obowiązywała wcześniej w przepisach prawa.

KJ: Tak, pojęcie pracy zdalnej w przepisach pojawiło się już w marcu 2020, wraz z wprowadzeniem na terenie Polski stanu zagrożenia epidemicznego, a później stanu epidemii. Ustawa, która ramowo regulowała pracę zdalną, miała jednak czasowy charakter, a wraz z uchyleniem stanu zagrożenia epidemicznego, pracodawcy nie mieliby podstawy prawnej do kontynuacji pracy zdalnej. Wraz z wprowadzeniem pracy zdalnej do kodeksu pracy, uchylono możliwość zatrudniania pracowników w ramach telepracy. Dodatkowo, w ramach kodeksowej regulacji pracy zdalnej ustawodawca doregulował jej elementy akcesoryjne, takie jak obowiązek pokrycia kosztów energii i prądu, kontroli pracownika w zdalnym miejscu pracy, czy zapewnienia mu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

WJ: Oprócz pracy zdalnej pochylono się również nad problemem kontroli trzeźwości.

KJ: Tak, drugi element pierwszej nowelizacji to właśnie zmiana zasad przeprowadzenia kontroli trzeźwości. Związany on był z rzeczywistymi potrzebami sygnalizowanymi od dawna przez część pracodawców. Ustawa wprowadziła wyraźne uprawnienie do kontrolowania trzeźwości pracowników, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób, lub ochrony mienia. W niektórych zakładach pracy narzędzie to może okazać się bardzo przydatne i przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa, za które finalnie odpowiedzialny jest przecież pracodawca.

WJ: To jednak nie koniec zmian w prawie pracy. Mieliśmy też drugą dużą nowelizację.

KJ: W przypadku drugiej nowelizacji ustawodawca działał w ramach konieczności implementacji dwóch dyrektyw unijnych: w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej oraz w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów, czyli tzw. work life balance. Wytłumaczenie motywów działania ustawodawcy jest zatem dużo prostsze. Jedynie zbieg w czasie tak dużej zmiany z wdrożeniem pracy zdalnej jest co najmniej niefortunny. Zwłaszcza że na wprowadzenie przepisów unijnych do krajowego porządku prawnego Polska miała czas do 1 sierpnia 2022. Przepisy krajowe w tym zakresie weszły zaś w życie dopiero 26 kwietnia 2023 r., krótko po tym jak pojawiły się nowe regulacje pracy zdalnej.

WJ: W niektórych firmach spowodowało to duże zamieszanie. Z czym działy hr polskich firm miały (lub nada mają) największe problemy?

KJ: Przede wszystkim pracodawcy stanęli przed wyzwaniem ustalenia regulaminów pracy zdalnej, zaktualizowania zakładowych regulaminów pracy, przygotowania zmian w dokumentacji pracowniczej oraz szeregu nowych wzorów dokumentów. To wszystko zbiegło się też czasowo z autozapisem do pracowniczych planów kapitałowych, który przypadał na marzec 2023. Działy HR są więc w okresie zintensyfikowanej pracy. Tytułem przykładu, tylko informacja dla pracowników przekazywana na początku zatrudnienia została rozszerzona o kolejnych 8 obligatoryjnych elementów, a ich objętość w związku z nieprecyzyjnymi zapisami ustawowymi nierzadko powoduje istotny rozrost treściowy takiej informacji. Samo wdrożenie rozwiązań, czy opracowanie wzorców to jedno, ale jest jeszcze też konieczność rozpatrywania wniosków wpływających od pracowników w zakresie nowych uprawnień i wyjaśniania wątpliwości, które po ich stronie powstają.

WJ: Duże problemy powodowało też wdrożenie pracy zdalnej.

KJ: Tak. Nie sposób zapomnieć, że pracodawcy mierzyli się np. w ramach wdrożenia pracy zdalnej (a niektórzy jeszcze to robią) z problemem wyliczenia ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną. Problem ten pojawia się zwłaszcza w systemach czasu pracy, w których praca codziennie nie jest wykonywana w tym samym wymiarze godzinowym (takich jak równoważny system czasu pracy), przy pracy w godzinach nadliczbowych realizowanej z miejsca zamieszkania pracownika albo w dni, w które praca częściowo świadczona jest zdalnie, a częściowo z biura. Powoduje to tendencje części pracodawców do woli „spłaszczenia” wypłacanych kwot, tym bardziej w obliczu średniej stawki godzinowej ryczałtu plasującej się na niskim poziomie kwotowym. Niestety, z uwagi na zwolnienie kwot ekwiwalentów i ryczałtów z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ze składek na ubezpieczenia społeczne, takie postępowanie nie jest wolne od ryzyka w przypadku kontroli organów ubezpieczeniowych i skarbowych.

WJ: Ustawa rozszerzająca obowiązki informacyjne pracodawców oraz wprowadzająca zasady work life balance obowiązuje dopiero od 26 kwietnia 2023 r., ale wielu HR-owców już nie raz przyprawiła o ból głowy.

KJ: Największą trudność wydają się stanowić dość złożone przepisy przejściowe, zwłaszcza w zakresie urlopów związanych z rodzicielstwem oraz zasiłków macierzyńskich. W związku z tym, że przepisy dyrektywy powinny zostać wprowadzone do polskiego porządku prawnego do 1 sierpnia 2022, na mocy przepisów przejściowych pracownicy będący rodzicami, którzy byliby uprawnieni do zmodyfikowanego wymiaru urlopu rodzicielskiego i zasiłku macierzyńskiego już w dacie 2 sierpnia 2022, mają prawo ubiegać się o aktualnie o dodatkowy wymiar uprawnienia.

WJ: Na czas też nie mieliśmy przepisów wykonawczych, co powodowało dalsze problemy.

KJ: Niestety za ostatnią nowelizacją Kodeksu pracy nie nadążył też sam ustawodawca. Przepisy wykonawcze – dwa istotne rozporządzenia – w sprawie świadectw pracy i w sprawie obligatoryjnych elementów wniosków o urlopy związane z rodzicielstwem – zostały wprowadzone ze znacznym opóźnieniem już w drugiej połowie maja. Tytułem przykładu, w nowym wzorze świadectwa pracy umieszczono dodatkowe obligatoryjne elementy o wykorzystaniu zwolnienia z tytułu siły wyższej, urlopu  opiekuńczego oraz okazjonalnej pracy zdalnej. Z kolei rozporządzenie dotyczące danych niezbędnych do wniosków o urlopy związane z rodzicielstwem, istotnie zmieniło katalog wymaganych do wskazania informacji Nie ulega wątpliwości, że obie nowelizacje pozostaną z HR-owcami na długo nie tylko z uwagi na ich trwały charakter, ale przede wszystkim z uwagi na liczne pytania i wątpliwości pracowników, które już się pojawiły i z pewnością będą się nadal pojawiać w odniesieniu do nowych rozwiązań w kodeksie pracy.

WJ: Zapowiadane są już kolejne zmiany prawa pracy. Na co należy się przygotować?

KJ: Przed polskim ustawodawcą, a więc przede wszystkim – przed polskimi pracodawcami – będą kolejne wyzwania, związane przede wszystkim z implementacją dyrektyw unijnych. Dnia 19 września 2022 r. Parlament Europejski przyjął dyrektywę w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej. Dokument wprowadza ramy do ustalenia ustawowej adekwatności wynagrodzeń minimalnych, aby zapewnić godne warunki życia i pracy, a także rozszerza rolę rokowań zbiorowych mających na celu ustalanie wynagrodzeń przy pomocy czynnika społecznego. Tytułem przykładu, każde państwo członkowskie, w którym wskaźnik zasięgu rokowań zbiorowych plasuje się poniżej progu 80%, będzie zobowiązane do ustanowienia ram warunków sprzyjających rokowaniom zbiorowym.  Państwa członkowskie mają czas na implementację przepisów do 15 listopada 2024.

WJ: To jednak nie wszystko, prawda?

KJ: To prawda. Dnia 30 marca 2023 r. Parlament Europejski przyjął dyrektywę w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania. Aktualnie trwa procedura przed Radą UE, która jest organem zatwierdzającym. W następnej kolejności tekst dyrektywy zostanie podpisany i opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, a jego przepisy wejdą w życie dwadzieścia dni po publikacji. Polska będzie miała dwa lata na implementację przepisów. Przed pracodawcami zostaną postawione zatem nowe wyzwania i obowiązki w zakresie zapewnienia równości płacowej z jednej strony, oraz wdrożenia mechanizmów zdolnych do wykonywania pomiarów w tym zakresie – z drugiej. Implementacja przepisów unijnych, jakkolwiek bardzo istotna z punktu widzenia zapewnienia równości i transparentności na rynku płacowym, będzie wiązała się z dodatkowymi kosztami dla pracodawców i wzmożoną pracą dla działów HR.

WJ: Cały czas czekamy też na przepisy dotyczące sygnalistów.

KJ: Tak, tematem z pogranicza prawa pracy, jednak nierozerwalnie z nim związanym, jest ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, znana w opinii publicznej jako ustawa o sygnalistach. Obowiązek jej wprowadzenia do polskiego porządku prawnego wynika również z dyrektywy unijnej. Polska miała czas na implementację przepisów do 15 grudnia 2021. Aktualnie trwają prace nad szóstą wersją projektu ustawy i nie sposób określić po przebiegu dotychczasowych prac, kiedy przepisy zostaną przyjęte.

WJ: Czy będą jeszcze jakieś zmiany?

KJ: Kolejną przestrzenią, w której planowane są zmiany, jest pełne oskładkowanie umów cywilnoprawnych. Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ma zapewnić objęcie obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) wszystkich kolejnych umów zleceń, niezależnie od uzyskanych przychodów. Wyjątek będą stanowić jedynie umowy zlecenia zawarte z uczniami szkół średnich oraz studentami poniżej 26. roku życia. Zmiany, których wejście w życie początkowo planowano na I kwartał 2024, prawdopodobnie zaczną obowiązywać rok później.

Powyższe prognozy stanowią istotną część zmian planowanych na gruncie prawa pracy, wyznaczając kierunek, w którym obowiązkowo będzie podążać polski pracodawca. Nie można przy tym zapominać o zmianach „krajowych”, które również mogą się pojawić, a ich skutki mogą być dla pracodawców istotne, tak jak to miało miejsce przy uregulowaniu pracy zdalnej.


Zgłoszenia

    Dane osoby składającej zamówienie:

    Dane do faktury:

    Imię i nazwisko

    Nazwa firmy / instytucji (Nie dotyczy osób fizycznych)

    Telefon

    Ulica

    Adres email

    Miasto

    Kod pocztowy

    NIP (Nie dotyczy osób fizycznych)

    Rodzaj faktury

    Czy konferencja będzie finansowana w min. 70% ze środków publicznych a w związku z tym obowiązuje zwolnienie z podatku VAT?

    Ilość uczestników:

    Dane uczestników:

    Imię i nazwisko

    Telefon

    Adres email

    Imię i nazwisko

    Telefon

    Adres email

    Imię i nazwisko

    Telefon

    Adres email

    Imię i nazwisko

    Telefon

    Adres email

    Imię i nazwisko

    Telefon

    Adres email

    Imię i nazwisko

    Telefon

    Adres email

    Imię i nazwisko

    Telefon

    Adres email

    Imię i nazwisko

    Telefon

    Adres email

    Imię i nazwisko

    Telefon

    Adres email

    Imię i nazwisko

    Telefon

    Adres email

    Dodatkowe uwagi:

    Źródło informacji o konferencji:

    Social media (Facebook, Linkedin, etc)NewsletterKontakt telefonicznyInne

    Upoważniam Wydawnictwo MRM Witold Jarzyński do wystawienia faktury bez podpisu odbiorcy.

    Wyrażam zgodę na przesyłanie przez MRM Witold Jarzyński informacji handlowych na podany przez ze mnie adres e-mail.

    Wyrażam zgodę na kontakt telefoniczny (na podany nr telefonu) przez MRM Witold Jarzyński w celu marketingu bezpośredniego.

    ×
    Szkolenia, webinary i konferencje