O problemach związanych ze wdrożeniem ostatnich zmian w prawie pracy, a także o planowanych nowelizacjach przepisów i ich wpływie na działy HR, rozmawiamy z Katarzyną Jeziorek (associate w kancelarii Łaszczuk i Wspólnicy). Więcej na ten temat będziemy dyskutować na zbliżającym się Polskim Kongresie Prawa Pracy.
Witold Jarzyński: Ostatnie miesiące to wysyp nowelizacji kodeksu pracy. Z czego wynika taka nagła aktywność Ustawodawcy?
Katarzyna Jeziorek: Rzeczywiście, w ostatnich tygodniach ustawodawca wprowadził do kodeksu pracy dwie obszerne nowelizacje, za każdym razem w stopniu mocno obciążającym pracodawców dodatkowymi obowiązkami. Pierwsza z nowelizacji, obowiązująca od 7 kwietnia 2023, wprowadziła do kodeksu pracy nieznane wcześniej kodeksowi pojęcie pracy zdalnej oraz zmieniła zasady kontroli trzeźwości pracowników. Jej uchwalenie związane było nierozerwalnie ze zbliżającym się końcem stanu zagrożenia epidemicznego, a tym samym dobiegającym końca okresem możliwości stosowania wariantu „epidemicznej pracy zdalnej”.
WJ: Praca zdalna de facto już obowiązywała wcześniej w przepisach prawa.
KJ: Tak, pojęcie pracy zdalnej w przepisach pojawiło się już w marcu 2020, wraz z wprowadzeniem na terenie Polski stanu zagrożenia epidemicznego, a później stanu epidemii. Ustawa, która ramowo regulowała pracę zdalną, miała jednak czasowy charakter, a wraz z uchyleniem stanu zagrożenia epidemicznego, pracodawcy nie mieliby podstawy prawnej do kontynuacji pracy zdalnej. Wraz z wprowadzeniem pracy zdalnej do kodeksu pracy, uchylono możliwość zatrudniania pracowników w ramach telepracy. Dodatkowo, w ramach kodeksowej regulacji pracy zdalnej ustawodawca doregulował jej elementy akcesoryjne, takie jak obowiązek pokrycia kosztów energii i prądu, kontroli pracownika w zdalnym miejscu pracy, czy zapewnienia mu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.
WJ: Oprócz pracy zdalnej pochylono się również nad problemem kontroli trzeźwości.
KJ: Tak, drugi element pierwszej nowelizacji to właśnie zmiana zasad przeprowadzenia kontroli trzeźwości. Związany on był z rzeczywistymi potrzebami sygnalizowanymi od dawna przez część pracodawców. Ustawa wprowadziła wyraźne uprawnienie do kontrolowania trzeźwości pracowników, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ochrony życia i zdrowia pracowników lub innych osób, lub ochrony mienia. W niektórych zakładach pracy narzędzie to może okazać się bardzo przydatne i przyczynić się do zwiększenia bezpieczeństwa, za które finalnie odpowiedzialny jest przecież pracodawca.
WJ: To jednak nie koniec zmian w prawie pracy. Mieliśmy też drugą dużą nowelizację.
KJ: W przypadku drugiej nowelizacji ustawodawca działał w ramach konieczności implementacji dwóch dyrektyw unijnych: w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej oraz w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów, czyli tzw. work life balance. Wytłumaczenie motywów działania ustawodawcy jest zatem dużo prostsze. Jedynie zbieg w czasie tak dużej zmiany z wdrożeniem pracy zdalnej jest co najmniej niefortunny. Zwłaszcza że na wprowadzenie przepisów unijnych do krajowego porządku prawnego Polska miała czas do 1 sierpnia 2022. Przepisy krajowe w tym zakresie weszły zaś w życie dopiero 26 kwietnia 2023 r., krótko po tym jak pojawiły się nowe regulacje pracy zdalnej.
WJ: W niektórych firmach spowodowało to duże zamieszanie. Z czym działy hr polskich firm miały (lub nada mają) największe problemy?
KJ: Przede wszystkim pracodawcy stanęli przed wyzwaniem ustalenia regulaminów pracy zdalnej, zaktualizowania zakładowych regulaminów pracy, przygotowania zmian w dokumentacji pracowniczej oraz szeregu nowych wzorów dokumentów. To wszystko zbiegło się też czasowo z autozapisem do pracowniczych planów kapitałowych, który przypadał na marzec 2023. Działy HR są więc w okresie zintensyfikowanej pracy. Tytułem przykładu, tylko informacja dla pracowników przekazywana na początku zatrudnienia została rozszerzona o kolejnych 8 obligatoryjnych elementów, a ich objętość w związku z nieprecyzyjnymi zapisami ustawowymi nierzadko powoduje istotny rozrost treściowy takiej informacji. Samo wdrożenie rozwiązań, czy opracowanie wzorców to jedno, ale jest jeszcze też konieczność rozpatrywania wniosków wpływających od pracowników w zakresie nowych uprawnień i wyjaśniania wątpliwości, które po ich stronie powstają.
WJ: Duże problemy powodowało też wdrożenie pracy zdalnej.
KJ: Tak. Nie sposób zapomnieć, że pracodawcy mierzyli się np. w ramach wdrożenia pracy zdalnej (a niektórzy jeszcze to robią) z problemem wyliczenia ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną. Problem ten pojawia się zwłaszcza w systemach czasu pracy, w których praca codziennie nie jest wykonywana w tym samym wymiarze godzinowym (takich jak równoważny system czasu pracy), przy pracy w godzinach nadliczbowych realizowanej z miejsca zamieszkania pracownika albo w dni, w które praca częściowo świadczona jest zdalnie, a częściowo z biura. Powoduje to tendencje części pracodawców do woli „spłaszczenia” wypłacanych kwot, tym bardziej w obliczu średniej stawki godzinowej ryczałtu plasującej się na niskim poziomie kwotowym. Niestety, z uwagi na zwolnienie kwot ekwiwalentów i ryczałtów z podatku dochodowego od osób fizycznych oraz ze składek na ubezpieczenia społeczne, takie postępowanie nie jest wolne od ryzyka w przypadku kontroli organów ubezpieczeniowych i skarbowych.
WJ: Ustawa rozszerzająca obowiązki informacyjne pracodawców oraz wprowadzająca zasady work life balance obowiązuje dopiero od 26 kwietnia 2023 r., ale wielu HR-owców już nie raz przyprawiła o ból głowy.
KJ: Największą trudność wydają się stanowić dość złożone przepisy przejściowe, zwłaszcza w zakresie urlopów związanych z rodzicielstwem oraz zasiłków macierzyńskich. W związku z tym, że przepisy dyrektywy powinny zostać wprowadzone do polskiego porządku prawnego do 1 sierpnia 2022, na mocy przepisów przejściowych pracownicy będący rodzicami, którzy byliby uprawnieni do zmodyfikowanego wymiaru urlopu rodzicielskiego i zasiłku macierzyńskiego już w dacie 2 sierpnia 2022, mają prawo ubiegać się o aktualnie o dodatkowy wymiar uprawnienia.
WJ: Na czas też nie mieliśmy przepisów wykonawczych, co powodowało dalsze problemy.
KJ: Niestety za ostatnią nowelizacją Kodeksu pracy nie nadążył też sam ustawodawca. Przepisy wykonawcze – dwa istotne rozporządzenia – w sprawie świadectw pracy i w sprawie obligatoryjnych elementów wniosków o urlopy związane z rodzicielstwem – zostały wprowadzone ze znacznym opóźnieniem już w drugiej połowie maja. Tytułem przykładu, w nowym wzorze świadectwa pracy umieszczono dodatkowe obligatoryjne elementy o wykorzystaniu zwolnienia z tytułu siły wyższej, urlopu opiekuńczego oraz okazjonalnej pracy zdalnej. Z kolei rozporządzenie dotyczące danych niezbędnych do wniosków o urlopy związane z rodzicielstwem, istotnie zmieniło katalog wymaganych do wskazania informacji Nie ulega wątpliwości, że obie nowelizacje pozostaną z HR-owcami na długo nie tylko z uwagi na ich trwały charakter, ale przede wszystkim z uwagi na liczne pytania i wątpliwości pracowników, które już się pojawiły i z pewnością będą się nadal pojawiać w odniesieniu do nowych rozwiązań w kodeksie pracy.
WJ: Zapowiadane są już kolejne zmiany prawa pracy. Na co należy się przygotować?
KJ: Przed polskim ustawodawcą, a więc przede wszystkim – przed polskimi pracodawcami – będą kolejne wyzwania, związane przede wszystkim z implementacją dyrektyw unijnych. Dnia 19 września 2022 r. Parlament Europejski przyjął dyrektywę w sprawie adekwatnych wynagrodzeń minimalnych w Unii Europejskiej. Dokument wprowadza ramy do ustalenia ustawowej adekwatności wynagrodzeń minimalnych, aby zapewnić godne warunki życia i pracy, a także rozszerza rolę rokowań zbiorowych mających na celu ustalanie wynagrodzeń przy pomocy czynnika społecznego. Tytułem przykładu, każde państwo członkowskie, w którym wskaźnik zasięgu rokowań zbiorowych plasuje się poniżej progu 80%, będzie zobowiązane do ustanowienia ram warunków sprzyjających rokowaniom zbiorowym. Państwa członkowskie mają czas na implementację przepisów do 15 listopada 2024.
WJ: To jednak nie wszystko, prawda?
KJ: To prawda. Dnia 30 marca 2023 r. Parlament Europejski przyjął dyrektywę w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania. Aktualnie trwa procedura przed Radą UE, która jest organem zatwierdzającym. W następnej kolejności tekst dyrektywy zostanie podpisany i opublikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, a jego przepisy wejdą w życie dwadzieścia dni po publikacji. Polska będzie miała dwa lata na implementację przepisów. Przed pracodawcami zostaną postawione zatem nowe wyzwania i obowiązki w zakresie zapewnienia równości płacowej z jednej strony, oraz wdrożenia mechanizmów zdolnych do wykonywania pomiarów w tym zakresie – z drugiej. Implementacja przepisów unijnych, jakkolwiek bardzo istotna z punktu widzenia zapewnienia równości i transparentności na rynku płacowym, będzie wiązała się z dodatkowymi kosztami dla pracodawców i wzmożoną pracą dla działów HR.
WJ: Cały czas czekamy też na przepisy dotyczące sygnalistów.
KJ: Tak, tematem z pogranicza prawa pracy, jednak nierozerwalnie z nim związanym, jest ustawa o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa, znana w opinii publicznej jako ustawa o sygnalistach. Obowiązek jej wprowadzenia do polskiego porządku prawnego wynika również z dyrektywy unijnej. Polska miała czas na implementację przepisów do 15 grudnia 2021. Aktualnie trwają prace nad szóstą wersją projektu ustawy i nie sposób określić po przebiegu dotychczasowych prac, kiedy przepisy zostaną przyjęte.
WJ: Czy będą jeszcze jakieś zmiany?
KJ: Kolejną przestrzenią, w której planowane są zmiany, jest pełne oskładkowanie umów cywilnoprawnych. Nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych ma zapewnić objęcie obowiązkowymi składkami na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) wszystkich kolejnych umów zleceń, niezależnie od uzyskanych przychodów. Wyjątek będą stanowić jedynie umowy zlecenia zawarte z uczniami szkół średnich oraz studentami poniżej 26. roku życia. Zmiany, których wejście w życie początkowo planowano na I kwartał 2024, prawdopodobnie zaczną obowiązywać rok później.
Powyższe prognozy stanowią istotną część zmian planowanych na gruncie prawa pracy, wyznaczając kierunek, w którym obowiązkowo będzie podążać polski pracodawca. Nie można przy tym zapominać o zmianach „krajowych”, które również mogą się pojawić, a ich skutki mogą być dla pracodawców istotne, tak jak to miało miejsce przy uregulowaniu pracy zdalnej.
